No transporte de cargas, como em outras áreas, controlar os recursos e sua utilização contribui para sua empresa conquistar resultados.
Para isso, uma planilha de controle de frotas se torna sua grande aliada.
Através dela, você é capaz de enxergar de forma clara informações relevantes sobre seu empreendimento e possibilita tomar decisões assertivas.
Monte sua própria planilha de controle de frotas
À primeira vista, montar essa planilha pode parecer uma tarefa difícil, mas é ela que vai possibilitar a você uma melhor gestão.
Para ajudar nesse primeiro momento, separamos as principais informações que devem constar em seu controle de frotas.
Organização
Uma boa planilha se caracteriza pela sua excelente organização. Assim, você encontra as informações rapidamente.
Produza um menu na coluna da esquerda com os pontos principais. São recomendados ao menos os seguintes:
- Cadastro dos veículos;
- Cadastro de motoristas e prestadores de serviços;
- Viagens;
- Trocas;
- Manutenção;
- Resultados
Como um extra para aumentar a eficiência de sua planilha, é possível incluir mais uma aba com gráficos e outra com relatórios.
O que deve ter em cada um dos campos?
Cadastro dos veículos
Nessa categoria, devem constar as informações referentes aos seus veículos, dentre elas:
- Tipo;
- Marca;
- Modelo;
- Placa;
- Carga máxima;
- Cor;
- Ano de pagamento IPVA;
- Pagamento do seguro.
Caso trabalhe com diferentes tipos de baú de caminhão, também é interessante colocar esse item.
Cadastro de motoristas e prestadores de serviço
Já aqui, os dados completos desses funcionários, como:
- Nome completo;
- Documento de identidade;
- CPF;
- Número da carteira de motorista.
Viagens
O controle de viagens deve ser dividido por cada mês do ano e deve conter as seguintes informações:
- Data de ida
- Data de retorno;
- Origem;
- Destino;
- Veículo;
- Valores pagos em pedágio;
- Valores de multa;
- Posto de abastecimento utilizado;
- Tipo de combustível;
- Valor por litro;
- Total gasto com Combustível;
- Litros abastecidos;
- Outros custos;
- Peso da carga transportada;
- Km inicial;
- Km final;
- Km total;
- Km por litro;
- Custo por km;
- Motorista responsável;
- Viagem feita no prazo;
- Custo total;
- Observações.
É fundamental o preenchimento correto desses campos, que formarão um painel de seus fretes realizados.
Analisando essas informações você poderá tomar decisões que contribuam para reduzir os custos de suas viagens.
Trocas
Com o uso cotidiano de tempos em tempos, é necessário realizar a troca de baú de caminhão e outros componentes para garantir o melhor desempenho de seus veículos durante suas entregas.
Entre os itens que devem constar estão:
- Tipo de veículo;
- Modelo;
- Necessidade de trocas;
- Km total rodado;
- Km de cadastro da última troca de X;
- Troca X de quanto em quantos Km rodados;
- Rodagem sem troca de X;
- Necessidade de trocar X.
No lugar de X você deve considerar os seguintes itens separadamente: pneus, óleo, freios, filtros e baú de caminhão.
Ex: Km de cadastro da última troca de baú de caminhão, troca de baú de quantos em quantos km, e assim por diante.
Manutenção
Aqui no blog sempre falamos sobre a manutenção preventiva e como essa medida contribui para reduzir seus custos.
Com uma planilha dedicada aos processos de manutenção, você comprova essa informação.
Se no cadastro você colocar as datas das manutenções preventivas de cada veículo, você terá noção de gastos.
São 7 campos no total:
- Dia;
- Mês;
- Veículo;
- Serviço realizado;
- Causa;
- Tipo de manutenção;
- Valor gasto.
Com o tempo você irá perceber que aqueles em que a manutenção preventiva é feita corretamente custam menos à sua empresa.
Vale também fazer uma listagem de:
- Tipos de manutenção;
- Postos de serviço;
- Causas de defeitos.
Inclua também as datas da próxima manutenção preventiva de cada veículo, referente à mecânica e baú de caminhão.
A planilha tornará fácil e rápida a visualização de qual veículo mais adequado a uma entrega.
Resultados
Agora que você essas informações organizadas, é preciso consolidá-las para descobrir os resultados alcançados.
Se em toda a planilha de controle de frotas as fórmulas são importantes para poupar trabalho, aqui são fundamentais.
Divida seus resultados em:
- Gerais;
- Manutenção;
- Logística;
- Individual
No geral você deverá ter, a cada mês, todos os gastos relatados.
Na manutenção, devem-se constar apenas os dados relativos à manutenção de seus veículos, bem como os tipos realizados (preventiva ou corretiva).
No campo de logística, considere todas as informações sobre suas viagens a cada mês do ano, como:
- Total de viagens;
- Quantas realizadas no prazo;
- Quantas fora do prazo,
- Peso médio transportado;
- Média de km/litro;
- Km/manutenção;
- Gasto médio por viagem.
Na análise individual, considere dois fatores como principiais: veículos e motorista.
Considere as viagens realizadas, km rodados, gastos com combustível, manutenção e multas.
Conclusão
Produzir uma planilha de controle de frotas é plenamente possível e traz muitas vantagens.
A principal delas é permitir enxergar com clareza seu negócio de modo a facilitar suas tomadas de decisões.
Desenvolva sua planilha e adapte os campos sugeridos de acordo com suas necessidades.
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Até a próxima!
Postado por: Osmar Oliveira – 4Truck | www.4truck.com.br
